El mapa de los pagos B2B · Parte 1
Dónde fallan los pagos B2B, desde la compra hasta el cierre contable
Un mapa de los traspasos entre responsables que ralentizan los pagos B2B, desde la orden de compra hasta el cierre mensual, tanto para quien paga como para quien cobra, y de lo que cambia cuando todo se gestiona en un único sistema.
El equipo de Viacle6 min de lectura
- 01
Comprar
Solicitar, aprobar, comprar, recibir
Cuando paga
- Gastos comprometidos antes de que alguien los apruebe
- La mercancía llega, pero su recepción nunca se registra
Cuando cobra
- Llegan pedidos sin una orden de compra contra la que facturar
- Comprobante de entrega atrapado en la bandeja de entrada de alguien
En un solo sistema: Aprobación, orden y recepción comparten un único registro
- 02
Factura de proveedor
Facture, concilie y apruebe
Cuando paga
- Facturas en papel y PDF ingresadas manualmente
- Facturas que no coinciden con lo pedido o recibido
Cuando cobra
- Facturas enviadas a la persona equivocada
- Condiciones poco claras que propician retrasos en los pagos
En un solo sistema: Facturas cotejadas con la orden de compra antes de su aprobación
- 03
Pagar
Envíe y cobre dinero
Cuando paga
- El costo real de un pago se desconoce hasta que se envía
- Dificultad para gestionar pagos transfronterizos y divisas
- Datos bancarios del proveedor modificados por correo electrónico
- Los cheques siguen presentes
Cuando cobra
- Los clientes no pueden pagar como prefieren
- Sin aviso cuando llega el dinero
- Las comisiones y los pagos incompletos reducen el importe recibido
En un solo sistema: Tipo de cambio, comisión y estado visibles antes de mover el dinero
- 04
Registro
Vincular y conciliar
Cuando paga
- Pagos conciliados manualmente con las facturas
- Diferencias de cambio y comisiones contabilizadas tarde o estimadas sin datos
Cuando cobra
- El aviso de pago llega por separado del dinero
- Los pagos parciales se convierten en disputas
En un solo sistema: Los pagos se contabilizan con su factura, tipo de cambio y comisión asociados
- 05
Cierre
Libro mayor e informes
Ambas partes
- Los sistemas se conectan a base de exportaciones y hojas de cálculo
- Una misma cifra varía de un sistema a otro
- Cada cierre contable empieza de cero
En un solo sistema: Informes elaborados a partir de los registros de su operativa
Un pago B2B parece un único evento: el dinero sale de una empresa y llega a otra. En la práctica, es una cadena. Alguien solicita una compra, otra persona la aprueba, se envía una orden, llega la mercancía, se recibe una factura, se mueve el dinero y todo queda registrado en la contabilidad. Cada eslabón suele gestionarse en una herramienta distinta, por una persona diferente y en otro momento.
El dinero rara vez se pierde. Lo que se pierde es el contexto: qué se pidió, qué se acordó y cuánto costó realmente. Cada traspaso entre sistemas puede hacer que ese contexto se pierda, y el equipo financiero paga las consecuencias después, normalmente al cierre de mes.
¿Qué son los pagos B2B?
Los pagos B2B son pagos entre empresas: pagar a proveedores por bienes y servicios y cobrar a clientes. A diferencia de una compra con tarjeta en un punto de venta, suelen implicar órdenes de compra, facturas, condiciones de pago, aprobaciones y, en el caso de proveedores y clientes internacionales, conversión de divisas. Esa documentación es lo que dificulta gestionarlos bien.
Su empresa está en ambos lados
La mayoría de los análisis sobre pagos B2B se centran en un solo lado a la vez. Pero una empresa en crecimiento paga a proveedores y cobra a clientes cada día, a través de las mismas cinco etapas. El mapa anterior muestra ambos recorridos. La parte superior de cada etapa muestra dónde surgen problemas al pagar; la inferior, dónde surgen al cobrar.
Al recorrer el mapa, se repiten tres patrones:
- Captura duplicada. Los mismos datos se introducen en un sistema tras otro, y cada copia es una oportunidad para cometer un error.
- Falta de contexto. Un cobro o un pago llega sin el pedido, la factura o las condiciones que lo explican.
- Detección tardía. Las diferencias salen a la luz al cierre de mes, mucho después de que quienes podrían explicarlas hayan pasado a otros asuntos.
Una compra, tres sistemas
Veamos una compra a modo de ejemplo. Una empresa encarga seis portátiles a un proveedor alemán por €9,000. La factura se contabiliza por $9,720 al tipo de cambio de ese día. Cuando se paga, el tipo de cambio ha variado y se aplica una comisión de pago, por lo que salen $9,780 de la cuenta bancaria.
- €9,000
Pedido PO-2087 · 6 portátiles × €1,500
Herramienta de compras
- $9,720
Factura #A-311 a 1 EUR = 1.0800 USD
Herramienta de cuentas por pagar
- $9,780
Salida de efectivo a 1.0850, más una comisión de $15
Extracto bancario
En herramientas independientes
Una diferencia de $60 entre la factura y el banco, sin constancia del motivo.
En un solo sistema
Pérdida cambiaria de $45 y comisión de $15 contabilizadas junto con el pago en JE-5521. Saldo del proveedor: $0.
Cuando los pedidos, las facturas y los pagos se gestionan en herramientas separadas, ese importe de $60 aparece como una diferencia sin explicar al cierre contable. Alguien tiene que buscar la factura, consultar dos tipos de cambio y localizar la comisión para poder conciliar la cuenta. Cuando el pago incluye su propio contexto, la contabilidad lo refleja en el momento: la factura se contabiliza en JE-5520, el pago en JE-5521, el debe y el haber coinciden y el saldo del proveedor queda en cero.
Qué exigir a cualquier plataforma financiera
Para un CFO o propietario de empresa, la cuestión no es si cada herramienta funciona por separado, sino si las cifras cuadran al combinarlas. Unas pocas preguntas permiten ir al grano:
- ¿Puede seguir un pago desde su orden de compra hasta su asiento contable sin salir del sistema?
- ¿Se registran las diferencias de cambio y las comisiones de pago al liquidarse el pago, en lugar de estimarlas al cierre del mes?
- ¿Los cambios en los datos bancarios de proveedores requieren aprobación antes de transferir fondos? Es una de las formas más sencillas de prevenir el fraude en pagos B2B.
- Cuando algo no cuadra, ¿el sistema muestra los registros que explican la diferencia antes de que alguien la corrija?
- ¿Sus informes se elaboran con los mismos registros que utiliza para gestionar su empresa o a partir de datos exportados?
Qué cambia con un único sistema
La automatización de pagos B2B suele venderse por etapas: una herramienta para capturar facturas, otra para enviar pagos y otra para conciliar. Todas ayudan, pero cada una añade un traspaso de información. Unified Finance toma otro camino. Compras, facturación, pagos, gestión de tesorería y contabilidad operan en un solo sistema, de modo que cada etapa comienza con toda la información de la anterior. Las verificaciones al pie del mapa no son pasos adicionales. Son el resultado de trabajar sin traspasos de información entre etapas.
Siguiente en esta serie
Esta es la primera parte de una serie. Los siguientes artículos recorren el mapa etapa por etapa: compra y recepción, facturación, pagos y cobros, y registro y cierre contable. Cada uno analiza qué falla, cuánto cuesta y qué buscar en las herramientas que elija.