Onde os pagamentos B2B falham, da compra ao fechamento

Um pagamento B2B parece um evento isolado: o dinheiro sai de uma empresa e chega a outra. Na prática, é uma sequência de etapas. Alguém solicita uma compra, outra pessoa aprova, o pedido é enviado, as mercadorias chegam, a fatura vem em seguida, o dinheiro é transferido e a contabilidade registra o que aconteceu. Muitas vezes, cada etapa é realizada em uma ferramenta diferente, por uma pessoa diferente, em um momento diferente.

O dinheiro raramente se perde. O que se perde é o contexto: o que foi pedido, o que foi acordado, quanto realmente custou. Cada transferência entre sistemas abre espaço para perder esse contexto, e a equipe financeira paga o preço depois, geralmente no fim do mês.

O que são pagamentos B2B?

Pagamentos B2B são pagamentos entre empresas: pagar fornecedores por bens e serviços e receber de clientes. Ao contrário de uma compra com cartão no caixa, eles geralmente envolvem pedidos de compra, faturas, condições de pagamento, aprovações e, no caso de fornecedores e clientes internacionais, conversão de moedas. É essa documentação que torna sua gestão tão complexa.

Sua empresa está dos dois lados

A maioria das discussões sobre pagamentos B2B considera um lado de cada vez. Mas uma empresa em crescimento paga fornecedores e recebe de clientes todos os dias, passando pelas mesmas cinco etapas. O mapa acima acompanha os dois fluxos. A parte superior de cada etapa mostra onde ocorrem falhas quando você paga; a parte inferior mostra onde elas ocorrem quando você recebe.

Ao percorrer o mapa, três padrões se repetem:

• Redigitação. Os mesmos dados são inseridos em um sistema após o outro, e cada cópia é uma chance de erro.
• Falta de contexto. Um pagamento entra ou sai sem o pedido, a fatura ou as condições que o explicam.
• Descoberta tardia. As divergências aparecem no fechamento do mês, quando as pessoas que poderiam explicá-las já estão envolvidas em outras tarefas.

Uma compra, três sistemas

Veja um exemplo de compra. Uma empresa encomenda seis notebooks de um fornecedor alemão por €9,000. A fatura é contabilizada pela taxa de câmbio do dia, no valor de $9,720. No momento do pagamento, o câmbio mudou e há uma tarifa de pagamento, de modo que $9,780 saem da conta bancária.

Quando pedidos, contas a pagar e pagamentos ficam em ferramentas separadas, a diferença de $60 aparece sem explicação no fechamento. Alguém precisa encontrar a conta, consultar duas taxas de câmbio e localizar a tarifa para conciliar a conta contábil. Quando o pagamento traz seu próprio contexto, a contabilidade registra tudo à medida que acontece: a conta a pagar é lançada em JE-5520, o pagamento em JE-5521, os débitos se igualam aos créditos e o saldo do fornecedor é zerado.

O que exigir de uma plataforma financeira

Para um CFO ou dono de empresa, a questão não é se cada ferramenta funciona isoladamente. É se os números batem quando se encontram. Algumas perguntas vão direto ao ponto:

• Você consegue acompanhar um pagamento desde o pedido de compra até o lançamento contábil sem sair do sistema?
• As variações cambiais e as tarifas de pagamento são registradas na liquidação do pagamento, em vez de estimadas no fim do mês?
• Alterações nos dados bancários de fornecedores exigem aprovação antes de qualquer movimentação de dinheiro? Essa é uma das formas mais simples de prevenir fraudes em pagamentos B2B.
• Quando algo não bate, o sistema mostra os registros por trás da diferença antes de alguém corrigi-la?
• Seus relatórios são gerados a partir dos mesmos registros usados na gestão da empresa ou de dados exportados?

O que muda em um sistema único

A automação de pagamentos B2B costuma ser vendida uma etapa por vez: uma ferramenta para capturar faturas, outra para enviar pagamentos, outra para conciliar. Cada uma ajuda, mas também cria mais uma transferência de informações. O Unified Finance segue outro caminho. Compras, faturamento, pagamentos, gestão de caixa e contabilidade operam em um único sistema, de modo que cada etapa começa com todas as informações da anterior. As verificações na parte inferior do mapa não são etapas extras. Elas mostram como cada etapa funciona quando não é preciso transferir informações entre sistemas.

Próximo nesta série

Esta é a primeira parte de uma série. Os próximos artigos exploram uma etapa do mapa por vez: compra e recebimento, faturamento, pagamentos e recebimentos, registros e fechamento contábil. Cada um analisa o que falha, quanto isso custa e o que buscar nas ferramentas que você escolhe.