Conciliação de três vias (three-way match) em contas a pagar: entenda como funciona

Pagar um fornecedor deveria ser a parte fácil. Você faz um pedido, ele chega, recebe a fatura e paga. Mas, quando pessoas diferentes cuidam do pedido, do recebimento e do pagamento em ferramentas separadas, é muito fácil pagar por mercadorias que nunca chegaram, pagar um preço que ninguém aprovou ou pagar a mesma fatura duas vezes.

A conciliação de três vias (three-way match) é o controle que evita esses problemas. Este guia explica como ela funciona, quando usá-la e o que caracteriza uma boa prática.

O que é conciliação de três vias (three-way match)?

A conciliação de três vias (three-way match) é um controle de contas a pagar que compara três documentos antes da aprovação de uma fatura de fornecedor para pagamento: o pedido de compra, que registra o que você concordou em comprar e por qual preço; o registro de recebimento, que documenta o que realmente chegou; e a fatura do fornecedor, que registra o valor cobrado. Se a quantidade, o preço e o total conferem nos três documentos, a fatura pode ser aprovada. Caso contrário, ela fica bloqueada até que alguém resolva a divergência.

Conciliação de duas, três (three-way match) e quatro vias

• A conciliação de duas vias compara a fatura com o pedido de compra. Ela confirma que o preço e a quantidade foram acordados, mas não que houve recebimento.
• A conciliação de três vias acrescenta o registro de recebimento, para que você pague apenas pelo que foi entregue. É o padrão para bens físicos.
• A conciliação de quatro vias acrescenta uma etapa de inspeção, confirmando que o que chegou passou pelos controles de qualidade. É usada quando a qualidade importa tanto quanto a quantidade.

Serviços geralmente não têm uma entrega física para receber, por isso muitas equipes conciliam as faturas de serviços com o pedido e com a aprovação de quem utilizou o serviço.

Como funciona a conciliação de três vias (three-way match), passo a passo

Considere a compra ilustrativa na imagem acima. O pedido de compra PO-2087 é de 6 notebooks a €1,500 cada, totalizando €9,000, do fornecedor Alder Tech GmbH.

1. 1Pedido. PO-2087 é aprovado com base no orçamento de TI e enviado ao fornecedor.
2. 2Recebimento. Quando a entrega chega, alguém registra o recebimento: 6 de 6 notebooks recebidos.
3. 3Fatura. A fatura #A-311 chega referente a 6 notebooks a €1,500 cada, totalizando €9,000.
4. 4Conciliação. A quantidade, o preço unitário e o total conferem no pedido, no recebimento e na fatura, então a fatura é aprovada.
5. 5Registro e pagamento. A fatura é contabilizada a 1 EUR = 1.0800 USD, ou $9,720, e seu pagamento é agendado.

O que acontece quando os documentos não conferem

É nas divergências que esse controle mostra seu valor. Em um segundo pedido ilustrativo, foram comprados seis monitores por $1,640 no total e os seis chegaram, mas a fatura veio no valor de $1,690. A conciliação bloqueia a fatura e sinaliza a cobrança excedente de $50, antes de qualquer saída de dinheiro.

A partir daí, alguém decide o que fazer:

• Solicite ao fornecedor uma fatura corrigida ou uma nota de crédito.
• Aprove a diferença, com uma justificativa, se a alteração de preço tiver sido acordada.
• Corrija o pedido de compra se o pedido original estiver errado e registre o motivo.

Muitas equipes definem uma tolerância para que pequenas diferenças, como arredondamentos, não impeçam um pagamento. Mantenha esse limite baixo, aplique-o de forma consistente e registre todas as faturas aprovadas dentro dele.

Por que isso importa para o CFO

• Você paga apenas pelo que recebeu, pelo preço acordado.
• Cobranças a maior e faturas duplicadas são identificadas antes do pagamento, não na auditoria.
• Os gastos ficam dentro do orçamento porque cada fatura está vinculada a um pedido aprovado.
• É mais difícil uma fatura fraudulenta passar despercebida quando cada pagamento exige um pedido e um registro de recebimento.
• O fechamento fica mais organizado, porque as mercadorias recebidas e ainda não faturadas ficam visíveis e podem ser reconhecidas por competência.

Por que a conciliação de três vias (three-way match) é difícil em ferramentas separadas

A conciliação em si é simples. O difícil é reunir os três documentos. O pedido está em uma ferramenta de compras, o recebimento fica em um e-mail ou em uma planilha do almoxarifado, e a fatura chega em PDF à caixa de entrada de contas a pagar. Alguém precisa encontrar os três e compará-los manualmente. Quando a equipe está sobrecarregada, as faturas acabam aprovadas apenas com base no pedido. Isso é conciliação de duas vias por acidente.

O que buscar em um software

• Recebimentos registrados no mesmo lugar que pedidos e faturas, para que a conciliação aconteça automaticamente.
• Bloqueios claros que mostram exatamente qual item diverge e em quanto.
• Aprovações e justificativas junto à fatura, prontas para auditoria.
• Faturas conciliadas que seguem direto para pagamento, com a taxa de câmbio e as tarifas visíveis antes de qualquer saída de dinheiro.

Em um único sistema, pedido, recebimento, fatura e pagamento permanecem no mesmo registro, da solicitação ao lançamento contábil. Veja como funciona nas páginas de Compras e Contas a pagar.