Die B2B-Zahlungslandschaft · Teil 1
Wo B2B-Zahlungen ins Stocken geraten – vom Einkauf bis zum Abschluss
Ein Überblick über die Übergaben, die B2B-Zahlungen verlangsamen – von der Bestellung bis zum Monatsabschluss, auf Zahler- wie auf Empfängerseite – und darüber, was sich ändert, wenn alles in einem System läuft.
Das Viacle-Team6 Min. Lesezeit
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Einkaufen
Anfordern, freigeben, bestellen, empfangen
Wenn Sie zahlen
- Ausgaben bereits vor der Freigabe verbindlich zugesagt
- Ware kommt an, doch der Wareneingang wird nie erfasst
Wenn Sie Zahlungen erhalten
- Aufträge gehen ohne zugehörige Bestellung für die Rechnungsstellung ein
- Zustellnachweis liegt in irgendeinem Posteingang
In einem System: Freigabe, Bestellung und Wareneingang in einem Datensatz
- 02
Eingangsrechnung
Rechnung stellen, abgleichen, freigeben
Wenn Sie zahlen
- Papier- und PDF-Rechnungen werden manuell erfasst
- Eingangsrechnungen, die von der Bestellung oder dem Wareneingang abweichen
Wenn Sie Zahlungen erhalten
- Rechnungen an die falsche Person gesendet
- Unklare Zahlungsbedingungen begünstigen Zahlungsverzug
In einem System: Eingangsrechnungen vor der Freigabe mit der Bestellung abgeglichen
- 03
Bezahlen
Geld senden und einziehen
Wenn Sie zahlen
- Die tatsächlichen Zahlungskosten sind erst nach dem Senden bekannt
- Grenzüberschreitende Zahlungen und Devisen schwer zu organisieren
- Bankverbindung des Lieferanten per E-Mail geändert
- Schecks weiterhin im Einsatz
Wenn Sie Zahlungen erhalten
- Kunden können nicht mit ihrer bevorzugten Zahlungsart bezahlen
- Keine Benachrichtigung bei Zahlungseingang
- Gebühren und Unterzahlungen mindern den Zahlungseingang
In einem System: Wechselkurs, Gebühr und Status sichtbar, bevor Geld fließt
- 04
Datensatz
Zuordnen und abstimmen
Wenn Sie zahlen
- Zahlungen manuell Rechnungen zugeordnet
- Kursdifferenzen und Gebühren verspätet gebucht oder geschätzt
Wenn Sie Zahlungen erhalten
- Zahlungsavis und Zahlung gehen getrennt ein
- Unterzahlungen führen zu Streitfällen
In einem System: Zahlungen werden mit zugehöriger Rechnung, Wechselkurs und Gebühr gebucht
- 05
Abschluss
Hauptbuch und Berichte
Beide Seiten
- Exporte und Tabellen halten die Systeme notdürftig zusammen
- Dieselbe Zahl fällt in jedem System anders aus
- Jeder Abschluss beginnt bei null
In einem System: Berichte auf Basis der Daten Ihres Tagesgeschäfts
Eine B2B-Zahlung wirkt wie ein einzelner Vorgang: Geld verlässt ein Unternehmen und kommt bei einem anderen an. In der Praxis ist es eine Prozesskette. Jemand stellt einen Beschaffungsantrag, jemand gibt ihn frei, eine Bestellung wird versandt, die Ware trifft ein, die Rechnung folgt, das Geld fließt und der Vorgang wird verbucht. Jeder Schritt wird oft in einem anderen Tool, von einer anderen Person und zu einem anderen Zeitpunkt bearbeitet.
Das Geld geht selten verloren. Was verloren geht, ist der Kontext: was bestellt wurde, was vereinbart war und was es tatsächlich gekostet hat. Bei jeder Übergabe zwischen Systemen kann dieser Kontext verloren gehen. Die Folgen trägt später das Finanzteam – meist am Monatsende.
Was sind B2B-Zahlungen?
B2B-Zahlungen sind Zahlungen zwischen Unternehmen: Lieferanten für Waren und Dienstleistungen bezahlen und Kundenzahlungen einziehen. Anders als bei einer Kartenzahlung an der Kasse gehören dazu meist Bestellungen, Rechnungen, Zahlungsbedingungen und Freigaben – bei internationalen Lieferanten und Kunden auch Währungsumrechnungen. Dieser Verwaltungsaufwand macht eine reibungslose Abwicklung so anspruchsvoll.
Ihr Unternehmen steht auf beiden Seiten
Bei B2B-Zahlungen wird meist nur eine Seite betrachtet. Doch ein wachsendes Unternehmen bezahlt täglich Lieferanten und erhält Zahlungen von Kunden – jeweils über dieselben fünf Phasen. Die Übersicht oben zeigt beide Seiten. Im oberen Teil jeder Phase sehen Sie, wo es beim Bezahlen hakt; im unteren, wo es beim Zahlungseingang hakt.
In der Übersicht zeigen sich drei wiederkehrende Muster:
- Mehrfacherfassung. Dieselben Angaben werden in ein System nach dem anderen eingegeben – und jede Kopie birgt ein Fehlerrisiko.
- Fehlender Kontext. Eine Zahlung geht ein oder aus, ohne die zugehörige Bestellung, Rechnung oder die vereinbarten Konditionen.
- Spät erkannt. Differenzen fallen erst am Monatsende auf, wenn die Personen, die sie erklären könnten, längst mit anderen Aufgaben beschäftigt sind.
Ein Einkauf, drei Systeme
Ein Einkauf als Beispiel: Ein Unternehmen bestellt sechs Laptops bei einem deutschen Lieferanten für €9,000. Die Rechnung wird zum Tageskurs mit $9,720 gebucht. Bis zur Zahlung hat sich der Wechselkurs verändert, und eine Zahlungsgebühr fällt an. Daher werden $9,780 vom Bankkonto abgebucht.
- €9,000
Bestellung PO-2087 · 6 Laptops × €1,500
Einkaufstool
- $9,720
Eingangsrechnung #A-311 zu 1 EUR = 1.0800 USD
Tool für Kreditorenbuchhaltung
- $9,780
Auszahlung zu 1.0850, zuzüglich $15 Gebühr
Kontoauszug
Über separate Tools hinweg
Eine Differenz von $60 zwischen Rechnung und Bankbuchung, ohne dokumentierte Ursache.
In einem System
$45 Kursverlust und $15 Gebühr mit der Zahlung in JE-5521 gebucht. Lieferantensaldo: $0.
Wenn Bestellungen, Eingangsrechnungen und Zahlungen in getrennten Tools verwaltet werden, erscheinen diese $60 beim Abschluss als ungeklärte Differenz. Jemand muss die Rechnung finden, zwei Wechselkurse nachschlagen und die Gebühr ausfindig machen, bevor das Konto abgestimmt werden kann. Bringt die Zahlung ihren Kontext mit, wird der Vorgang direkt in der Buchhaltung erfasst: die Rechnung in JE-5520, die Zahlung in JE-5521. Soll und Haben stimmen überein, und der Lieferantensaldo ist vollständig ausgeglichen.
Was Sie von jeder Finanzplattform erwarten sollten
Für CFO oder Unternehmensinhaber ist nicht entscheidend, ob jedes Tool für sich funktioniert. Entscheidend ist, ob die Zahlen auch zusammenpassen, wenn sie zusammengeführt werden. Einige Fragen schaffen schnell Klarheit:
- Können Sie eine Zahlung von der Bestellung bis zum Buchungssatz nachverfolgen, ohne das System zu verlassen?
- Werden Kursdifferenzen und Zahlungsgebühren bei der Zahlungsabwicklung erfasst, statt zum Monatsende geschätzt?
- Müssen Änderungen an den Bankdaten von Lieferanten genehmigt werden, bevor Zahlungen ausgeführt werden können? Das ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Zahlungsbetrug im B2B-Bereich zu verhindern.
- Zeigt das System bei einer Abweichung die zugrunde liegenden Belege und Buchungen, bevor jemand eine Korrektur vornimmt?
- Basieren Ihre Berichte auf denselben Datensätzen, mit denen Sie Ihr Geschäft steuern, oder auf Exporten?
Was sich mit einem einzigen System ändert
Die Automatisierung von B2B-Zahlungen wird meist Schritt für Schritt verkauft: ein Tool zur Rechnungserfassung, eines für Zahlungen, ein weiteres für die Abstimmung. Jedes hilft, schafft aber auch eine zusätzliche Übergabe. Unified Finance geht einen anderen Weg. Einkauf, Rechnungsstellung, Zahlungen, Liquiditätsmanagement und Buchhaltung laufen in einem System. So stehen in jedem Schritt alle Informationen aus dem vorherigen bereit. Die Prüfungen am unteren Rand der Übersicht sind keine zusätzlichen Schritte. Sie zeigen, wie jede Phase aussieht, wenn keine Übergaben nötig sind.
Als Nächstes in dieser Reihe
Dies ist der erste Teil einer Serie. Die folgenden Artikel beleuchten die Zahlungslandschaft Schritt für Schritt: Einkauf und Wareneingang, Rechnungsstellung, Aus- und Einzahlungen sowie Buchung und Abschluss. Jeder Artikel zeigt, wo Probleme entstehen, was sie kosten und worauf Sie bei der Auswahl Ihrer Software achten sollten.