Die Checkliste für den Monatsabschluss – Schritt für Schritt

Beim Monatsabschluss werden alle Zahlen eines Monats geprüft, erläutert und festgeschrieben. Gut organisiert liefert er dem CFO oder der Unternehmensleitung verlässliche Finanzberichte. Unter Zeitdruck wird daraus eine Woche voller Exporte, Tabellen und Fragen, auf die niemand schnell eine Antwort hat.

Dieser Leitfaden bietet eine Checkliste für den Monatsabschluss, die Sie an Ihr Team anpassen können. Er erläutert jeden Prozessschritt und begleitet einen beispielhaften Einkauf durch den Abschluss – damit Sie sehen, wie ein sauberer Abschluss in der Praxis aussieht.

Wie läuft der Monatsabschluss ab?

Der Monatsabschluss umfasst die Schritte, mit denen ein Finanzteam nach jedem Monatsende die Vollständigkeit und Richtigkeit der Buchführung sicherstellt: Alle Geschäftsvorfälle sind periodengerecht erfasst, jedes Bestandskonto ist anhand von Nachweisen abgestimmt, vorbereitende Abschlussbuchungen sind gebucht und die Finanzberichte geprüft, bevor sie als Entscheidungsgrundlage dienen. Nach dem Abschluss wird die Periode gesperrt, damit sich die berichteten Zahlen nicht nachträglich ändern.

Die meisten Teams streben den Abschluss innerhalb der ersten Arbeitstage des neuen Monats an. Die Reihenfolge ist wichtiger als das Tempo: Jede Phase baut auf der vorherigen auf. Lücken zu Beginn führen später zu Nacharbeit.

Die Checkliste für den Monatsabschluss

Die Checkliste oben gliedert die Arbeit in fünf Phasen. Nutzen Sie diese als Struktur und ergänzen Sie die Konten und Verantwortlichen Ihres Unternehmens.

1. Periodenabgrenzung: alles dem richtigen Monat zuordnen

• Erfassen Sie jede Lieferantenrechnung mit Rechnungsdatum im betreffenden Monat – auch wenn die Freigabe noch aussteht.
• Stellen Sie alle Kundenrechnungen für im Monat erbrachte Leistungen aus und buchen Sie diese.
• Grenzen Sie erhaltene, aber noch nicht berechnete Waren und Leistungen ab, damit Aufwendungen im Monat ihrer Entstehung erfasst werden.
• Stellen Sie sicher, dass alle Zahlungsein- und -ausgänge des Monats samt Wechselkursen und Gebühren gebucht sind.

2. Abstimmen: jeden Saldo belegen

• Stimmen Sie jedes Bank- und Kartenkonto Position für Position mit dem jeweiligen Auszug ab.
• Stimmen Sie das Kreditorennebenbuch mit den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen im Hauptbuch ab.
• Stimmen Sie das Debitorennebenbuch mit dem Debitorensaldo ab und prüfen Sie überfällige Forderungen.
• Wenn Sie mehrere Gesellschaften führen, stellen Sie sicher, dass konzerninterne Salden auf beiden Seiten übereinstimmen.

3. Vorbereitende Abschlussbuchungen: fehlende Sachverhalte buchen

• Buchen Sie die Abgrenzungen und lösen Sie die aktive Rechnungsabgrenzung für den Monat auf.
• Buchen Sie die Abschreibungen auf das Anlagevermögen.
• Lösen Sie abgegrenzte Erträge auf, deren zugrunde liegende Leistung inzwischen erbracht wurde.
• Bewerten Sie offene Fremdwährungssalden zum Monatsendkurs neu, damit unrealisierte Gewinne und Verluste sichtbar werden.

4. Prüfen: die Zahlen erläutern

• Prüfen und genehmigen Sie manuelle Buchungen vor der endgültigen Verbuchung.
• Vergleichen Sie jede Position der GuV und Bilanz mit dem Vormonat und dem Budget. Erläutern Sie wesentliche Veränderungen.

5. Berichten und sperren

• Erstellen Sie Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Kapitalflussrechnung.
• Lassen Sie den Abschluss vom CFO oder der Unternehmensleitung prüfen und freigeben.
• Sperren Sie die Periode, damit dort ohne Freigabe nichts mehr gebucht werden kann.

Praxisbeispiel: ein Einkauf bis zum Abschluss

Ein Einkaufsbeispiel: Ein Unternehmen kauft mit Bestellung PO-2087 sechs Laptops bei einem deutschen Lieferanten für €9,000. Rechnung #A-311 wird zu 1 EUR = 1.0800 USD, also $9,720, gebucht. Später im Monat wird sie zum Kurs von 1.0850 bezahlt, zuzüglich einer Zahlungsgebühr von $15. Vom Bankkonto gehen somit $9,780 ab.

Bei der Bankabstimmung weist der Kontoauszug $9,780 aus. Wurde die Zahlung nur zum Rechnungswert gebucht, bleibt eine Differenz von $60 zu klären: ein Kursverlust von $45 und eine Gebühr von $15, die nicht gebucht wurden. Wiederholt sich das bei jeder Fremdwährungszahlung im Monat, wird die Abstimmung zum zeitaufwendigsten Teil des Abschlusses.

Wird die Zahlung direkt bei der Abwicklung samt Wechselkurs und Gebühr gebucht, dauert derselbe Schritt nur einen Moment. Buchung JE-5521 enthält bereits den realisierten Kursverlust von $45 und die Gebühr von $15. Soll und Haben stimmen überein, der Lieferantensaldo beträgt null, und der Bankumsatz passt exakt.

Da diese Rechnung noch im selben Monat bezahlt wurde, ist die Kursdifferenz realisiert und bereits gebucht. Bei einer zum Monatsende noch offenen Fremdwährungsrechnung ist es anders: Sie wird im Rahmen der vorbereitenden Abschlussbuchungen zum Monatsendkurs neu bewertet. Die Differenz wird bis zur Zahlung als unrealisiert erfasst.

Warum sich der Abschluss verzögert

Verzögert sich der Abschluss, liegt das selten am Arbeitstempo des Teams. Meist ist einer dieser Gründe die Ursache:

• Daten kommen zu spät. Rechnungen liegen in Postfächern, Wareneingänge werden nicht erfasst – die Periodenabgrenzung verzögert sich immer wieder.
• Systeme stimmen nicht überein. Einkauf, Kreditoren, Zahlungsverkehr und Hauptbuch führen jeweils eigene Datenbestände. Jede Abweichung muss manuell nachvollzogen werden.
• Der Kontext fehlt. Ein Bankumsatz zeigt einen Betrag, aber nicht die zugehörige Rechnung, den Wechselkurs oder die Gebühr.
• Alles wartet bis zum Schluss. Abstimmungen, die täglich möglich wären, werden auf die letzte Woche verschoben.

Schneller abschließen, ohne Abstriche bei der Sorgfalt

• Halten Sie die Checkliste schriftlich fest, mit Verantwortlichen und Fälligkeitstag für jede Aufgabe, und verwenden Sie sie jeden Monat erneut.
• Stimmen Sie laufend ab. Wenn Bankumsätze direkt bei Zahlungsabwicklung zugeordnet werden, bleiben zum Monatsende nur die Ausnahmefälle.
• Buchen Sie Zahlungen samt Wechselkurs und Gebühren direkt bei der Abwicklung – statt später mit Schätzwerten.
• Hinterlegen Sie die Nachweise direkt an der Buchung: Bestellung, Rechnung und Freigabe zu jeder Zahl.
• Erstellen Sie Berichte aus denselben Datensätzen, mit denen Sie Ihr Unternehmen steuern – ohne erneuten Export oder manuelle Neuerfassung.

Was sich mit einem einzigen System ändert

Der größte Aufwand beim Abschluss entsteht durch die Abstimmung getrennter Systeme. Wenn Einkauf, Rechnungen, Zahlungen und Hauptbuch in einem System laufen, entfällt vieles davon: Zahlungen werden samt Rechnung, Wechselkurs und Gebühr gebucht, die Abschlusscheckliste bündelt alle Aufgaben und Verantwortlichen, und die Berichte basieren auf bereits verlässlichen Daten. Mehr dazu erfahren Sie auf der Seite Buchhaltung.