Abschlussbuchungen: Bedeutung und Buchungspraxis

Jedes Geschäftsjahr endet gleich: Ertrags- und Aufwandskonten, auf denen sich zwölf Monate lang Beträge angesammelt haben, werden auf null gesetzt. Der Jahresgewinn oder -verlust wird auf den Gewinnvortrag übertragen. Die dafür nötigen Buchungen heißen Abschlussbuchungen.

Sie gehören zu den ältesten Routinen der Buchhaltung – und zu den am häufigsten missverstandenen. Dieser Leitfaden erklärt, was Abschlussbuchungen sind, welche Konten sie betreffen, wie sie erfasst werden und wie sie sich von vorbereitenden Abschlussbuchungen unterscheiden.

Was sind Abschlussbuchungen?

Abschlussbuchungen übertragen am Ende einer Rechnungsperiode die Salden temporärer Konten auf den Gewinnvortrag. Danach beginnen Ertrags-, Aufwands- und Ausschüttungskonten die neue Periode bei null. So bildet die Gewinn- und Verlustrechnung des nächsten Jahres nur dieses Jahr ab. Die Salden der Bestandskonten werden unverändert vorgetragen.

Temporäre Konten und Bestandskonten

Der Unterschied liegt darin, was ein Konto abbildet:

• Temporäre Konten erfassen die Geschäftsvorgänge einer Periode: Erträge, Umsatzkosten, betriebliche Aufwendungen sowie Ausschüttungen oder Privatentnahmen. Sie werden am Ende jedes Jahres abgeschlossen.
• Bestandskonten zeigen zu einem Stichtag, was das Unternehmen besitzt und schuldet: liquide Mittel, Forderungen, Ausstattung, Verbindlichkeiten und Eigenkapital. Sie werden nie auf null abgeschlossen.

Nehmen wir das Einkaufsbeispiel dieser Website: Sechs Laptops werden für €9,000 gekauft. Rechnung #A-311 wird mit $9,720 als IT-Ausstattung im Anlagevermögen gebucht. Bei Zahlung werden ein realisierter Kursverlust von $45 und eine Zahlungsgebühr von $15 als Aufwand erfasst. Zum Jahresende werden die $45 und die $15 mit allen anderen Aufwendungen abgeschlossen. Die IT-Ausstattung von $9,720 bleibt in der Bilanz. Der bereits auf null ausgeglichene Lieferantensaldo wird unverändert vorgetragen.

Abschlussbuchungen in vier Schritten erfassen

Die traditionelle Methode nutzt ein temporäres Konto, das GuV-Sammelkonto:

1. 1Erträge abschließen. Buchen Sie den Saldo jedes Ertragskontos im Soll gegen das GuV-Sammelkonto im Haben.
2. 2Aufwendungen abschließen. Buchen Sie den Saldo jedes Aufwandskontos im Haben gegen das GuV-Sammelkonto im Soll.
3. 3GuV-Sammelkonto abschließen. Übertragen Sie den verbleibenden Saldo, der dem Jahresergebnis entspricht, auf den Gewinnvortrag. Ein Gewinn wird dort im Haben gebucht, ein Verlust im Soll.
4. 4Ausschüttungen oder Entnahmen abschließen. Buchen Sie das Ausschüttungs- oder Entnahmekonto im Haben und den Gewinnvortrag im Soll.

Viele Teams verzichten auf das GuV-Sammelkonto und schließen Erträge und Aufwendungen mit einer Buchung direkt gegen den Gewinnvortrag ab. Das Ergebnis ist dasselbe.

Beispiel für eine Abschlussbuchung

Im folgenden Beispieljahr betragen die Umsatzerlöse $1,240,000, die Umsatzkosten $512,000 und die betrieblichen Aufwendungen $398,000. Daraus ergibt sich ein Jahresüberschuss von $330,000. Eine Buchung schließt alle drei gegen den Gewinnvortrag ab:

Soll und Haben stimmen überein, jedes temporäre Konto steht nun auf null, und der Gewinnvortrag ist genau um den Jahresüberschuss gestiegen. Derselbe Betrag von $330,000 erscheint als Jahresüberschuss in der GuV und als Zuwachs des Gewinnvortrags in der Bilanz. Stimmen diese beiden Zahlen nicht überein, wurde nach Erstellung der Berichte noch etwas gebucht.

Erstellen Sie nach dem Abschluss eine Abschluss-Saldenbilanz. Sie sollte nur Bestandskonten enthalten; Soll und Haben müssen weiterhin übereinstimmen.

Abschlussbuchungen und vorbereitende Abschlussbuchungen im Vergleich

Beide werden leicht verwechselt, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben und folgen einer festen Reihenfolge.

• Vorbereitende Abschlussbuchungen kommen zuerst. Sie berichtigen die Buchführung vor Periodenende: durch Abgrenzung noch nicht berechneter Aufwendungen, Auflösung aktiver Rechnungsabgrenzung, Buchung von Abschreibungen und Erfassung realisierter Erträge.
• Abschlussbuchungen kommen zuletzt. Sie verändern den Gewinn nicht. Sie übertragen das endgültige, bereinigte Periodenergebnis auf den Gewinnvortrag und setzen die temporären Konten auf null.

Wird eine vorbereitende Abschlussbuchung erst nach dem Abschluss erfasst, sind sowohl Jahresergebnis als auch Gewinnvortrag falsch. Deshalb wird die Periode nach den Abschlussbuchungen gesperrt.

Häufige Fehler

• Ein Bestandskonto, etwa Bank oder Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, versehentlich abschließen.
• Vorbereitende Abschlussbuchungen nach dem Periodenabschluss erfassen.
• Vergessen, Ausschüttungen oder Privatentnahmen abzuschließen.
• Abschließen, bevor alle Nebenbücher abgestimmt sind – und damit Fehler festschreiben.

Was sich mit einem einzigen System ändert

Abschlussbuchungen sind nur so verlässlich wie die Salden, die sie übertragen. Wenn Einkauf, Rechnungen, Zahlungen und Hauptbuch in einem System laufen, werden Kursdifferenzen und Gebühren direkt bei der Zahlungsabwicklung gebucht. Kreditoren und Debitoren stimmen mit dem Hauptbuch überein, weil sie auf denselben Datensätzen beruhen – ebenso wie die Finanzberichte. Der Abschluss wird zum letzten, ruhigen Schritt eines bereits abgestimmten Jahres. Mehr dazu erfahren Sie auf der Seite Buchhaltung.